そだちノート
プライバシーポリシー
そだちノート / 南方教育研究所合同会社
制定：2026年6月1日 最終改定：2026年9月11日（v14：園での呼び名の取得と、匿名化の精度向上という利用目的の追記）
南方教育研究所合同会社（以下「当社」）は、「そだちノート」（以下「本サービス」）の提供にあたり、個人情報の保護に関する法律その他関連法令を遵守し、お客様の個人情報を適切に管理・保護することを宣言します。
本サービスは、放課後等デイサービス・児童発達支援等の施設の先生が行う日常的なお子様の観察を音声またはテキストで入力し、AIによる文字起こし・構造化を経て日次・週次・月次の観察レポートとして保護者がAndroidアプリ・iPhoneアプリから閲覧できるサービスです。
第１条（事業者情報）
| 事業者名 | 南方教育研究所合同会社 |
| 代表者氏名 | 南方 翔守 |
| 所在地 | 〒107-0061 東京都港区北青山一丁目3番1号 アールキューブ青山3階 |
| 連絡先メール | shoma.minakata@sodachinote.jp |
| 個人情報窓口 | 上記メールへ「個人情報に関するお問い合わせ」の件名でご連絡ください。本人確認の上、原則14日以内に回答します。 |
第２条（取得する個人情報の範囲）
第１項 施設（契約者）に関する情報
- 施設名・代表者氏名・担当者氏名
- 連絡先（メールアドレス・電話番号）
- 請求先情報（銀行振込のための請求情報等）
- サービス改善のための利用状況（記録画面の所要時間等の操作ログ）
第２項 お子様・保護者に関する情報（施設経由）
当社は、施設を通じて以下のデータを間接的に取り扱います。施設が保護者から別途書面による同意を取得した上で提供するものです。お子様の観察記録・発達に関する記録は要配慮個人情報として取り扱います。全ての観察記録は保護者の明示的な同意に基づき取得し、第三者への提供は別途明示的な同意を得た場合に限ります。
| データ種類 | 利用目的 | 保管期間 |
|---|---|---|
| お子様の氏名（園での呼び名を含む）・学年 | 日次・週次・月次レポートの作成・対象識別 | 退会後5年 |
| お子様の来所（出欠）情報・職員の勤務情報 | 当日の記録対象の把握・記録フローの補助のため（勤怠管理・請求・実績記録には用いません） | 退会後1年 |
| お子様の写真（保護者の同意がある場合のみ） | 怪我・体調等の状況記録及び保護者との様子の共有のため。外部AIには送信しません | 撮影から1年以内に削除（ホールド対象を除く）／退会時は速やかに削除 |
| 先生の観察音声メモ（音声） | AI文字起こし処理のため。音声は文字起こし後に即時削除 | 即時削除 |
| 観察記録の作成過程データ（文字起こし原文・AI整形文） | 観察記録の下書き・作成のため | 確定した記録に係るものは確定から30日以内に削除／未確定（下書き）は、確定または削除されるまで保持 |
| 確定した観察記録（要約）・タグ情報 | レポート生成・観察記録の蓄積のため | 退会後5年 |
| 週次・日次・月次レポート内容 | 保護者へのフィードバック・成長記録のため | 退会後5年 |
| 先生・管理者のアカウント情報（Google/Appleアカウント） | 施設所属確認・機能権限管理のため | 退会後1年 |
| プッシュ通知トークン・端末種別 | アプリへのプッシュ通知送信のため | 退会後速やかに削除 |
| お子様ご本人が表した意思・意見（ご本人の言葉、および指さし・視線・表情・身体の動き・カード等による表し方を含みます） | ご本人の意思・意見を支援の設計に反映するため（意思決定支援） | 退会後5年 |
| お子様について「見てほしい」と保護者またはお子様が望むこと（あらかじめ用意した選択肢からの選択と、任意の補足。保護者、または保護者から共有を受けた施設が入力します） | 保護者・お子様が望む観点を、支援の計画に反映するため | 退会後1年 |
※ 上記の保管期間にかかわらず、法令に基づく要請、お問い合わせ・記録の訂正のお申し出への対応、または紛争解決のために必要な場合には、当該データを必要な期間に限り保持することがあります。
第３項 資料請求者・ご相談者（見込みのお客様）に関する情報
(a) 資料請求・診断結果の解説資料のお申込みフォームを通じて、ご本人が任意で登録されたメールアドレスを取得します。これらのフォームでは、氏名・施設名・電話番号は取得しません。
(b) 経営に関するご相談フォームを通じて、ご本人が任意でご入力いただいた次の情報を取得します：施設名、サービス類型（放課後等デイサービス／児童発達支援／多機能型）、拠点数、ご担当者名、メールアドレス、電話番号、ご相談内容（自由記述）。ご相談内容には、稼働率・職員体制・請求状況など、事業所の経営に関する情報が含まれる場合があります。
なお、そだちノートの診断の回答内容・スコアは、いずれのフォームにおいても当社サーバーに保存しません。
第３条（利用目的）
当社は、取得した個人情報を以下の目的にのみ使用します。目的外利用が必要な場合は、事前に本人（保護者）へ通知の上同意を取得します。
- 本サービスの提供（文字起こし・観察記録蓄積・レポート生成・保護者によるアプリ閲覧）
- 外部AIへ送る前の匿名化（安全管理措置）の精度を高めるため、お子様の園での呼び名を取得・利用すること
- 観察記録から関心・注意の傾向等の特徴を抽出し、お子様ごとの「見どころ」やレポートの生成に用いること
- 施設および保護者へのサービス連絡・サポート対応
- 月額料金の請求・支払い処理
- 資料請求・診断解説資料をお申込みいただいた方への、資料の送付および当社サービスに関するご案内（配信停止のお申し出があった場合は速やかに送信を停止します）
- 観察記録を基に、施設の担当者が次の支援者への引き継ぎ資料（「応援ガイド」）の生成を依頼できます（保護者の別途同意が必要）。生成物の帰属は施設とし、当社は生成物に対して権利の主張を行いません。
- サービスの品質改善・研究開発（個人を特定できない統計情報に加工した上でのみ使用）
- 複数施設の記録を基に個人を特定できない集約知識を生成し、サービス・支援手法の改善に活用することがあります。
- 観察記録を基にAIが成長シグナルを推定し、記録と共に暗号化して保存することがあります。この情報は現時点では表示されず、サービス品質の改善のための内部参照にのみ使用します。
- 法令に基づく義務の履行
- 経営に関するご相談への回答・ご連絡、および当社の経営改善支援サービスのご案内のため（ご連絡が不要な旨のお申し出があった場合は速やかに停止します）。ご相談フォームで取得した情報を、有償の経営改善支援に関する契約のために用いる場合は、別途その目的を明示し、必要な場合は改めて同意を取得します。
- サービスの品質改善のため、記録画面の所要時間等の利用状況（操作ログ）を分析すること。勤怠管理・人事評価には用いません。
- お子様ご本人の意思・意見を、支援の設計に反映するため（意思決定支援）
- 保護者・お子様が望む観点（「見てほしいこと」）を、支援の計画に反映するため
第４条（データの保管・セキュリティ）
| 保管場所 | Supabase, Inc.（米国法人）が提供するクラウドデータベース・ストレージ（データは日本国内・東京リージョン〔ap-northeast-1〕に保管）。お子様・保護者・先生に関する個人データ（要配慮個人情報を含む）はAES-256-GCMで暗号化した上で保存します。施設名等の事業者情報はアクセス制限（RLS）等の安全管理措置を講じます。Row Level Securityにより施設・ユーザー単位でアクセスを制限します。なお、資料請求フォーム・経営に関するご相談フォームにご入力いただいた情報は、Google LLC（米国法人）が提供するフォーム／スプレッドシートに保管されます（当社の暗号化処理の対象外のため、お子様の情報・要配慮個人情報は入力しないでください）。 |
| 保管期間 | 施設情報・連絡先：退会後1年／お子様・観察データ：退会後5年／音声ファイル：AI処理完了後即時削除／観察記録の作成過程データ（文字起こし原文・AI整形文）：確定から30日以内に削除（下書きは確定または削除まで保持）／お子様の写真：撮影から1年以内に削除（ホールド対象を除く）・退会時は速やかに削除／資料請求者のメールアドレス：配信停止のお申し出があったとき、または最後のご連絡から2年を経過したとき、いずれか早い時点で速やかに削除／経営相談フォームの記載内容・連絡先：最後のご連絡（またはご相談対応の完了）から2年を経過したとき、またはご本人の削除のお申し出があったとき、いずれか早い時点で速やかに削除 |
| 写真の取り扱い | お子様の写真は、保護者の同意を得た場合に限り取得し、非公開のストレージに保管します。その性質上、暗号化に代えて、非公開バケット・Row Level Securityによるアクセス制限・短時間のみ有効な署名付きURL・保存時のサーバサイド暗号化（at-rest）・アクセス監査ログにより保護し、外部のAIには送信しません。 |
| AI送信前の匿名化 | 外部AI（Anthropic）へ送信する前に、お子様・先生の氏名を記号トークン（例：CHILD_A）に自動置換します。AIは個人を特定できない匿名化テキストのみ受領します。 |
| 音声の取り扱い | 音声ファイルは当社が運用する専用の文字起こしサーバー（Whisper）で処理します。文字起こし後に即時削除し、外部の第三者AI企業に音声を渡しません。 |
| 国外データ移転 | 記録の保管は日本国内（東京）で行います。AI分析・音声文字起こし・プッシュ通知に用いる一部サービスは米国事業者（国外移転先：米国のみ）であり、個人情報保護法第28条に基づく相当措置（データ処理契約の締結）を講じています。また、資料請求・経営相談フォームの運用に用いるGoogle LLC（米国）へ、フォームにご入力いただいた情報が移転します。この移転についても、同法第28条に基づく相当措置を講じます。 |
| アクセス管理 | 当社のサーバーサイドシステムのみ。フロントエンドからの直接アクセス不可。管理者による承認等の主要な操作の履歴（監査ログ）を保存し、その記録は後から変更・削除できない方式で管理します。 |
| インシデント対応 | 個人データの漏洩・滅失・毀損が発生または発生のおそれがある場合、速やかに調査・対応を行い、個人情報保護法の規定に従い個人情報保護委員会への報告および本人（保護者）への通知を行います。 |
第三者への情報提供
当社は原則として利用者の個人情報を第三者に提供しません。ただし、以下のサービス提供者には、サービス運営上必要な範囲でデータが送信されます。
| サービス提供者 | 送信されるデータ | 目的 |
|---|---|---|
| Anthropic（Claude API・米国） | 観察テキスト（匿名化処理済み） | AIによる問いかけ・サマリー生成 |
| Railway, Inc.（米国） | 音声データ（文字起こし処理中のみ・処理後即時削除） | 自社Whisperサーバーのホスティング |
| Supabase, Inc.（米国法人・データは東京リージョンに保管） | 全ユーザーデータ | データベース・ストレージの運用 |
| Google LLC（米国法人） | 資料請求者のメールアドレス、経営相談フォームの記載内容（施設名・ご担当者名・連絡先・ご相談内容等） | 資料請求フォーム・経営相談フォーム（Googleフォーム／スプレッドシート）の運用 |
| Expo | プッシュ通知トークン | プッシュ通知配信基盤 |
| Apple（APNs） | プッシュ通知トークン | iOS端末へのプッシュ通知配信 |
| Google（FCM） | プッシュ通知トークン | Android端末へのプッシュ通知配信 |
本ウェブサイト（LP）の計測について
なお、当社のランディングページ（sodachinote.jp）では、Cookie・IPアドレスを保持しない自社の非PII一次計測（訪問ページ・UTMパラメータ等の匿名集計のみ）を実施しています。個人情報は一切収集しません。
第５条（開示・訂正・削除・利用停止の請求）
保護者、および当社に資料請求・経営に関するご相談をいただいた方は、当社が保有するご本人の個人データについて、利用目的の通知・開示・訂正・削除・利用停止・第三者提供の停止を請求できます。第１条記載のメールアドレスへ「個人情報請求」の件名でご連絡ください。ご本人確認の上、原則14日以内に対応します。手数料は無料です。
第６条（プライバシーポリシーの変更）
当社は、法令の変更やサービスの改善に伴い、本ポリシーを変更することがあります。変更内容が保護者の権利に重大な影響を及ぼす場合は、施設経由または当社ウェブサイト上で変更予定日の14日前までにお知らせします。